Was geschieht nach dem Eingang einer Meldung?

Grundsätzlich besteht die Verpflichtung jedem Eingang eines Hinweises nachzugehen und die Untersuchung dazu zu dokumentieren. Um einen einheitlichen Prozess sicherzustellen, sollten bei jeder Verdachtsmeldung folgende Schritte durchgeführt werden: 

• An den Hinweisgeber eine Eingangsbestätigung versenden 
• Prüfung des Hinweises auf Plausibilität 
• Einleiten der Aufklärung des Sachverhalts (Investigation) 
• Gegebenenfalls sind externe Dritten wie z.B. Rechtsanwälte, Forensiker, Staatsanwaltschaft usw. hinzuzuziehen 
• Dokumentation der Untersuchungsergebnisse in einem Abschlussbericht inklusive von Empfehlungen für notwendige Maßnahmen
  
• Revisionssicheres Archivieren der Dokumentation 

Geht eine Verdachtsmeldung ein, ist stets auf die Unabhängigkeit, Unparteilichkeit, Vertraulichkeit und Professionalität des Prüfers zu achten. Dies gilt ebenso bei der Untersuchung des Sachverhalts. Nur dadurch ist der Schutz von Hinweisgebern nachhaltig gewährleistet. 

Zahlreiche Rechtsvorschriften müssen bei der Einrichtung und beim Betreiben eines Hinweisgebersystems eingehalten werden.  
Dazu zählen unter anderem Arbeitsrecht, Datenschutzrecht, Gesellschaftsrecht sowie internationale Bestimmungen.  

Darüber hinaus müssen die neu implementierten Prozesse revisionssicher in das Leitlinien-/Richtlinien Management sowie in die firmeninternen Prozesse integriert werden.