FAQ
Unsere häufigsten Fragen
Kosten
Zum Start unserer Internetpräsenz mit der Einführung unseres Systems stellen wir allen Neukunden unseren Service für 6 Monate KOSTENFREI zur Verfügung. Wir sehen dies als unseren Beitrag zur Unterstützung in der aktuellen Wirtschaftssituation.
Die Vertragsdauer beträgt 12 Monate bzw. 24 Monate. Der Vertrag verlängert sich automatisch um ein weiteres Jahr, sofern Sie er nicht mindestens einen Monat vor Ablauf des jeweiligen Vertragsjahres gekündigt wird. Bevorzugen Sie eine Mindestvetragslaufzeit von 12 Monaten, gilt unsere Startaktion nicht.
Der Kundensupport von Secure Whistleblowing ist komplett kostenfrei. Sie können uns jederzeit während unserer Öffnungszeiten unter +49 (0) 34293-4797-37
erreichen oder schreiben Sie uns eine Mail an service@securewhistleblowing.de
Wir stellen unseren Kunden eine kostenlose Testversion für 7 Tage zur Verfügung. Somit können Sie sich selbst von all den Features von Secure Whistleblowing überzeugen und diese in Ruhe austesten
Das hinweisgebersystem
Mit Secure Whistleblowing können vertraulich und anonym Gesetzesverstöße gemeldet werden.
Hinweisgeber können sich bspw. über den Link auf der Unternehmenswebseite einloggen und ihren Hinweis anhand von vorgegebenen Fragen oder Freitext abgeben. Zusätzlich können Fotos oder Dateien hochgeladen werden.
Vor Absenden des Hinweises können Hinweisgeber entscheiden, ob sie ihre Kontaktdaten angeben oder lieber anonym bleiben möchten.
Die Plattform funktioniert wie ein von zwei Seiten zugängliches “Schließfach”. Hinweisgeber erhalten vor dem Absenden eines Hinweises eine PIN, mit der sie sich später wieder in das Schließfach einloggen können.
Unternehmen haben so die Möglichkeit, Nachfragen zu stellen. Das Schließfach ist für den Hinweisgeber nur mit der PIN zugänglich und ist daher gut aufzubewahren.
Unternehmen können individuell festlegen, zu welchen Themen über Gesetzesverstöße hinaus Hinweise gegeben werden können.
Unsere Erfahrung ist, dass Mitarbeiter ein sehr gutes (Un)Rechtsempfinden haben. Verhaltensweisen, die einem Unternehmen direkt oder indirekt, kurz-, mittel- oder langfristig schaden, sollten auf jeden Fall gemeldet werden.
Ein Hinweisgebersystem, auch Whistleblowing-System genannt, ist nach internationalem Standard ein zentraler Baustein in einem effektiven Compliance Management System von Unternehmen. Etwa zwei Drittel der erkannten Unregelmäßigkeiten werden durch Hinweisgeber aufgedeckt. Ein funktionierendes Hinweisgebersystem ist somit als Kontrollelement wichtiger als das Management und die externe sowie interne Revision zusammen.
Viele Länder haben sich in den vergangenen Jahren unmissverständlich für den gesetzlichen Schutz von Hinweisgebern und damit für die Einrichtung von sicheren und geschützten Hinweisgebersystemen ausgesprochen. Dazu gehören Frankreich mit dem Gesetz Sapin 2 und die EU mit der Richtlinie zum Schutz von Personen, die Verstöße gegen das Unionsrecht melden. Die EU-Richtlinie ist am 16. Dezember 2019 in Kraft getreten und muss durch die EU-Mitgliedstaaten bis Ende 2021 umgesetzt werden. Spätestens ab diesem Zeitpunkt haben Unternehmen interne Hinweisgebersysteme zu implementieren.
Wenn Ihr Unternhemen mehr als 50 Mitarbeiter hat, einen Jahresumsatz von mehr als 10 Millionen Euro generiert oder unter § 2 des Geldwäschegesetzes fällt, benötigen Sie ein Hinweisgebesystem für Ihre Mitarbeiter. Ist dies nicht der Fall, darf ein Mitarbter bei fehlendem System direkt an die Öffentlichekit gehen.
Hinweisgebersysteme schützen nicht nur Hinweisgeber (Mitarbeiter, Kunden, Zulieferer etc.), sondern bewahren auch das Unternehmen vor Reputationsschäden und finanziellen Risiken.
Unter Whistleblowing versteht man das Mitteilen eines Hinweises, um auf einen Missstand oder ein Fehlverhalten im Unternehmen zu verweisen. Dies kann vertraulich oder auch anonym beispielsweise über Secure Whistleblowing erfolgen.
Somit ist der Hinweisgeber vor möglichen negtaivenn Konsequenzen geschützt und die Sicherheit kann voll und ganz gewährleistet werden.
Funktionalitäten
Unterstützung für mehr als 60 Sprachen mit Unterstützung für Rechts-nach-Links (RTL)
Das hängt von der Größe Ihres Unternehmens ab. Bei kleinen Unternehmen übernimmt diese Aufgabe meistens der Inhaber oder Geschäftsführer. Bei größeren Unternehmen ist es größtenteils der CEO, COO, CFO oder Leiter des HR.
Einige Kunden übertragen diese Rolle auch komplett oder zusätzlich an ihren Anwalt, die Ombudsperson oder an das Steuerbüro.
Damit ist gewährleistet, dass auch während der Abwesenheit des unternehmensinternen Systemadministrators eingehende Fälle umgehend bearbeitet werden.
Die Anzahl der beauftragten verantwortlichen Personen sollte sich nach dem zu erwartenden Arbeitsaufwand entsprechend der Anzahl der Mitarbeiter richten.
Aufgrund von möglichen Ausfällen wäre allerdings eine Mindestanzahl von zwei Personen sinnvoll.
Optimalerweise ist davon eine extern wie der Anwalt, Ombudsmann oder Steuerberater.
Bei großen Unternehmen empfehlen durchaus mehr Systemadministratoren, welche zum Beispiel mit unterschiedlichen Rechten ausgetsattet sind.
Secure Whistleblowing ist eine Webanwendung, die Nachrichten und Dokumente aus dem Internet entgegennimmt und sie zur sicheren Speicherung verschlüsselt. Es bietet die beste anonyme Technologie, die aktuell verfügbar ist ohne Speicherung personenbezogener Daten.
Für jede Einreichung stellt Secure Whistleblowing Hinweisgebern eine Quittung zur Verfügung, die sie verwenden können, um den Status der Einreichung zu überprüfen, Nachrichten mit Empfängern auszutauschen und zusätzliches Material bereitzustellen.
Empfänger erhalten OpenPGP-verschlüsselte Benachrichtigungen über neue oder aktualisierte Hinweisgeber-Mitteilungen.
Die gesamte Verwaltung, Konfiguration und Wartung der Plattform erfolgt über eine funktionsreiche Webschnittstelle, die es nicht-technischen Personen ermöglicht, das System autonom einzurichten.
Um die Informationsqualität zu verbessern und den komplexen Workflow der Informationsverarbeitung zwischen mehreren internen und externen Interessengruppen zu bewältigen, bietet Secure Whistleblowing einen mehrstufigen, multikontextbezogenen dynamischen Fragebogenersteller, der für Anwälte, Journalisten und Aktivisten nützlich ist.
Secure Whistleblowing bietet Whistleblowern eine sichere Umgebung für die Kommunikation, verbessert die Qualität der eingereichten Informationen, ermöglicht den Empfängern artikulierte Workflows zur Bearbeitung von Meldungen und reduziert die technischen Verwaltungskosten und die Komplexität.
Um unqualifizierte Meldungen zu vermeiden, bietet Secure Whistleblowing flexible Einreichungsworkflows an.
Hierbei werden mehrstufige, dynamische Multi-Choice-Fragebögen eingesetzt.
Damit wird den Whistleblowern ermöglicht, qualitativ hochwertige und strukturierte Informationen bereitzustellen.”
Implementierung / Prozess
Secure Whistleblowing ist sofort nach dem Buchen zum Einsatz für Sie bereit.
Viele unserer Kunden haben keine eigene IT-Abteilung, weshalb wir den Prozess für Sie ganz einfach gestaltet haben:
Sie erhalten von uns den Link zum Hinweisgeber-System für Ihr Intranet oder Ihre Webseite. Dieser kann von einem Whistleblower sehr einfach genutzt werden.
Eine Schulung ist nicht erforderlich, da das System selbsterklärend ist. Falls dennoch Bedarf besteht, stellen wir die Möglichkeit einer optionalen Schulung zur Verfügung.
Nein, um Secure Whistleblowing nutzen zu können, wird keine weitere Software benötigt.
Sie müssen sich lediglich auf unserer Seite im Login-Bereich anmelden und können starten.
Das Unternehmen hat maximal eine Woche Zeit, um eine Eingangsbestätigung im Schließfach zu hinterlegen. Bei eventuellen Rückfragen an Sie, kann so rechtzeitig reagiert werden, um den Fall optimal zu untersuchen.
Nach spätestens 3 Monaten muss das Unternehmen Ihnen per Nachricht im Schließfach mitteilen, wie mit Ihrem Hinweis verfahren wurde.
Bitte bewahren Sie daher unbedingt die PIN auf, um sich wieder einloggen zu können.
Wenn Ihnen nach Ablauf der 3 Monate kein Ergebnis mitgeteilt wurde, dürften Sie sich mit dem Missstand an die Öffentlichkeit wenden.
Ihr Schutz als Whistleblower ist gewährleistet, solange Sie Ihre Meldung nicht innerhalb dieser Fristen an die Öffentlichkeit geben.
Sicherheit
E-Mail und Instant Messaging hinterlassen viele Metadatenspuren der Kommunikation in mehreren IT-Systemen sowohl am Ursprungs- als auch am Zielort und gefährden so die Vertraulichkeit und/oder Anonymität des Hinweisgebers.
Durch die Nutzung der integrierten Sicherheits- und Anonymitätsfunktionen der Software ist es den Hinweisgebern möglich, ihre Berichte zu teilen, ohne digitale Spuren zu hinterlassen.
Die Verwendung eines integrierten und standardisierten Web-Kontaktformulars, das eingehende Nachrichten per E-Mail versendet, stellt die schlechteste Bedingung für den Schutz von Hinweisgebern im digitalen Zeitalter dar. Sie muss daher vermieden werden. Kontaktformulare schützen nicht die digitalen Spuren des Hinweisgebers. Sie bieten keinen Schutz für den Inhalt seiner Meldung, während sie per E-Mail weitergeleitet werden und erhöhen die Informationsqualität nicht, wenn es keine dynamischen und interaktiven Workflows für die Einreichung von Fragebögen gibt.
In der „analogen“ Domäne wird eine anonyme Übermittlung als Brief ohne Absender dargestellt. Damit funktioniert das anonyme Hinweisgeben durch das Versenden von Berichten, ohne die Möglichkeit einer
Zweiwege-Kommunikation mit dem Empfänger. Das bedeutet, dass keine direkte Antwort auf die E-Mail möglich ist.
So wird die Anonymität durch den Whistleblower gewahrt, da er seine Identität nicht preisgibt.
Secure Whistleblowing bietet mehrere technische Schutzschichten für die Identität des Hinweisgebers und unterstützt ein abstimmbares Maß an technischen Maßnahmen, die Sicherheit und Benutzerfreundlichkeit abwägen.
Das Hinweisgebersystem für alle
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