Der richtige Umgang mit den Daten
Der richtige Umgang mit den Daten
Aufbewahrungs- und Löschfristen
Die gesetzlichen Fristen für die Dokumentation von Meldungen und für deren Aufbewahrung sind im
§ 11 des Gesetzentwurfs zum Hinweisgeberschutzgesetz (HinschG-E) festgelegt. Die Dokumentierung der Daten erfolgt danach in dauerhaft abrufbarer Weise unter Beachtung des Vertraulichkeitsgebotes (§ 8 HinschG-E).
Die Aufbewahrungsfrist für Dokumentationen wurde auf zwei Jahre festgesetzt. Sie sind nach Abschluss des Verfahrens zu löschen.
Zulässige Datenerhebung
Personenbezogene Daten dürfen nur für den vorgesehenen Zweck – die Entgegennahme der Meldung und die Überprüfung des Hinweises, erhoben, verarbeitet und gespeichert werden. Eine Ausnahme sind anonyme Hinweise. Hier dürfen keine personenbezogenen Daten in Bezug auf den Hinweisgeber, wie zum Beispiel die IP-Adresse, der Namen usw. dokumentiert werden.
Eine Rechtsgrundlage für die Erhebung von Daten stellt das Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) bei der Aufklärung von Straftaten dar (§ 32 Abs.1 S.2 BDSG a.F., 26 BDGS n.F., Art. 88 DSGVO), sofern die Erhebung einem Vertragszweck oder der berechtigten Interessenwahrung der Betroffenen dient (§ 28 Abs. 1 S. 1 Nr. 1 und 2 BDSG).
Wenn der Fallbetreuer die Dokumentation des Falls behalten möchte, ist nach Ablauf der angemessenen Frist eine anonyme Speicherung erforderlich.
Kommt es zur Einleitung von gerichtlichen oder disziplinarischen Verfahren kann die Aufbewahrungsfrist bis zum Abschluss des Verfahrens bzw. bis zum Ablauf der Rechtsbehelfsfristen verlängert werden.
Personenbezogene Daten, die bei grundlos abgegebenen Hinweismeldungen erhoben wurden, werden unverzüglich gelöscht.
Wenn gesetzliche Bestimmungen oder Anordnungen staatlicher Organe es erforderlich machen, können personenbezogene Daten an die betreffenden Behörden herausgegeben werden.
Es besteht eine Informationspflicht.
Die Betroffenenrechte müssen beachtet werden. Sowohl der Whistleblower als auch ggf. Verdächtigte und andere Personen, deren Daten beim Whistleblowing anfallen, haben entsprechende Rechte. Das sind vor allem die Rechte auf Information, Berichtigung und Löschung. Hinzu kommt ein Anspruch auf Vorkehrungsmaßnahmen, die sicherstellen, dass nur Personen informiert werden, die für die Ermittlung notwendig sind.
Das Bundesdatenschutzgesetz gibt vor, dass interne Verfahrensverzeichnisse von Tätigkeiten zur Datenverarbeitung müssen von denBearbeitern intern dokumentiert werden.
Der Datenschutzbeauftragte hat die Aufgabe, die Konformität mit dem BDSG innerhalb einer Organisation zu gewährleisten.
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